“Per a accedir als comptes de correu de treballadors acomiadats i no infringir la normativa de protecció de dades, els empresaris han de complir amb determinades obligacions”

Paula Gómez i Marta Sánchez, Compliance Officer i advocada respectivament de Balañá Eguía, analitzen en aquest article les claus sobre l’accés al correu eléctronico d’un treballador acomiadat.

L’accés al correu electrònic corporatiu d’un treballador és una qüestió delicada, i més quan es tracta d’un treballador acomiadat, ja que es produeix un xoc de drets. D’una banda, els drets dels treballadors al secret de les comunicacions, a la intimitat i a la confidencialitat de les dades de caràcter personal en l’entorn digital. Per un altre, el dret dels empresaris a accedir a dispositius digitals llocs a la disposició de la plantilla i a l’adopció de mesures de control i vigilància per a verificar l’empleno de les obligacions
laborals dels treballadors.

En aquest sentit, per a accedir als comptes de correu de treballadors acomiadats i no infringir la normativa de protecció de dades, els empresaris han de complir amb les següents obligacions:

• Excloure l’expectativa de privacitat del treballador. L’empresari haurà d’informar el treballador, sempre amb anterioritat a la vigilància del correu, que aquest és una eina facilitada per l’empresa amb finalitats exclusivament professionals. Pel que l’empresari podrà controlar-lo i monitorar-lo i que en cap concepte pot ser utilitzat amb finalitats personals. En aquest sentit, existeix gran quantitat de jurisprudència sobre aquest tema, com la sentència del Tribunal Suprem 489/2018, de 23 d’octubre.
• Elaborar un procediment intern. Recollint les normes relatives a l’ús de les eines tecnològiques. A més, haurà d’indicar expressament el protocol de bloqueig del compte de correu corporativa i la seva posterior gestió en cas de dimissió o acomiadament. En aquest sentit, la Llei orgànica 3/2018, de 5 de desembre de Protecció de Dades Personals, matisa que l’elaboració d’aquestes polítiques ha de participar la representació.
• Crear un missatge de resposta automàtica previ al bloqueig del compte. Haurà d’indicar la nova adreça de contacte al qual remetre els correus i a baixa de l’empleat titular del compte.
• Bloqueig del compte de correu corporativa el dia de partida del treballador. El període per a bloquejar el compte pot estendre’s entre 1 i 3 mesos segons els casos. Una vegada transcorregut aquest temps, el compte haurà de ser eliminada

En el supòsit que l’empresa el necessiti, podrà recuperar els missatges que es considerin necessaris per a garantir el bon funcionament del negoci i/o seguretat, si és possible, amb caràcter previ a la partida del treballador i en la seva presència.

Cal destacar que, encara que l’empresa pot demandar a un exempleado, si les proves de la comissió de delictes han estat trobades en el correu corporatiu del exempleado, aquestes serien rebutjades en el cas que l’empresa no li hagués informat prèviament sobre les normes i protocol intern.

Per tant, informar prèviament d’ús del correu electrònic corporatiu per part dels empleats, així com el protocol de l’empresa respecte a l’accés, eliminació i bloqueig del mateix una vegada finalitzada la relació laboral, és imprescindible parell anus incórrer en infraccions o delictes contra els drets dels treballadors.

Per a qualsevol qüestió sobre aquest tema, no dubtin a posar-se en contacte amb el nostre despatx.

Paula Gómez Calaf
pgomez@balanaeguia.com

Marta Sánchez 

msanchez@balanaeguia.com