“Para acceder a las cuentas de correo de trabajadores despedidos y no infringir la normativa de protección de datos, los empresarios deben cumplir con determinadas obligaciones”

Paula Gómez y Marta Sánchez, Compliance Officer y abogada respectivamente de Balañá Eguía, analizan en este artículo las claves sobre el acceso al correo eléctronico de un trabajador despedido.

El acceso al correo electrónico corporativo de un trabajador es una cuestión delicada, y más cuando se trata de un trabajador despedido, puesto que se produce un choque de derechos. Por un lado, los derechos de los trabajadores al secreto de las comunicaciones, a la intimidad y a la confidencialidad de los datos de carácter personal en el entorno digital. Por otro, el derecho de los empresarios a acceder a dispositivos digitales puestos a disposición de la plantilla y a la adopción de medidas de control y vigilancia para verificar el cumplimento de las obligaciones
laborales de los trabajadores.

En este sentido, para acceder a las cuentas de correo de trabajadores despedidos y no infringir la normativa de protección de datos, los empresarios deben cumplir con las siguientes obligaciones:

• Excluir la expectativa de privacidad del trabajador. El empresario deberá informar al trabajador, siempre con anterioridad a la vigilancia del correo, que éste es una herramienta facilitada por la empresa con fines exclusivamente profesionales. Por lo que el empresario podrá controlarlo y monitorizarlo y que bajo ningún concepto puede ser utilizado con fines personales. En este sentido, existe gran cantidad de jurisprudencia al respecto, como la sentencia del Tribunal Supremo 489/2018, de 23 de octubre.

• Elaborar un procedimiento interno. Recogiendo las normas relativas al uso de las herramientas tecnológicas. Además, deberá indicar expresamente el protocolo de bloqueo de la cuenta de correo corporativa y su posterior gestión en caso de dimisión o despido. En este sentido, la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre de Protección de Datos Personales, matiza que la elaboración de estas políticas debe participar la representación.

• Crear un mensaje de respuesta automática previo al bloqueo de la cuenta. Deberá indicar la nueva dirección de contacto al que remitir los correos y a baja del empleado titular de la cuenta.

• Bloqueo de la cuenta de correo corporativa el día de partida del trabajador. El periodo para bloquear la cuenta puede extenderse entre 1 y 3 meses según los casos. Una vez transcurrido este tiempo, la cuenta deberá ser eliminada.

En el supuesto que la empresa lo necesite, podrá recuperar los mensajes que se consideren necesarios para garantizar el buen funcionamiento del negocio y/o seguridad, si es posible, con carácter previo a la partida del trabajador y en su presencia.

Cabe destacar que, aunque la empresa puede demandar a un exempleado, si las pruebas de la comisión de delitos han sido encontradas en el correo corporativo del exempleado, estas serían rechazadas en el caso que la empresa no le hubiese informado previamente sobre las normas y protocolo interno.

Por lo tanto, informar previamente de uso del correo electrónico corporativo por parte de los empleados, así como el protocolo de la empresa respecto al acceso, eliminación y bloqueo del mismo una vez finalizada la relación laboral, es imprescindible par ano incurrir en infracciones o delitos contra los derechos de los trabajadores.

Para cualquier cuestión al respecto, no duden en ponerse en contacto con nuestro despacho.

Paula Gómez Calaf
pgomez@balanaeguia.com

Marta Sánchez 

msanchez@balanaeguia.com